Приложение 2
к приказу директора Департамента
аппарата Губернатора и Правительства Севастополя
от 30.04.2015 № 16
Регламент работы ЦЭПК
Управления архивным делом в городе Севастополе
Центральная экспертно-проверочная комиссия (далее – ЦЭПК) Управления архивным делом в г. Севастополе (далее – Управление) осуществляет свою деятельность на основании Положения о ЦЭПК и настоящего Регламента.
На заседаниях ЦЭПК рассматривает научно-методические и практические вопросы, связанные с определением состава документов, экспертизой ценности и включением их в Архивный фонд города Севастополя, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации, и исключением из состава Архивного фонда.
ЦЭПК определяет:
– состав документов для комплектования ими государственных архивов;
– состав особо ценных и уникальных документов;
– порядок организации документооборота в делопроизводстве органов власти, местного самоуправления, предприятий, учреждении и организаций города Севастополя (далее – организаций);
– систему работы центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий (далее – ЦЭК и ЭК соответственно) учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственных и муниципальных архивов города Севастополя.
При организации работы ЦЭПК учитываются предложения государственных архивов, архивов организаций – источников комплектования Архивного фонда города Севастополя, графики упорядочения документов, графики подачи документов на рассмотрение ЦЭПК, предложения председателя и членов ЦЭПК.
1. Планирование работы ЦЭПК
Работу ЦЭПК организует председатель ЦЭПК и секретарь в соответствии с утвержденным планом. План работы ЦЭПК на год составляет секретарь ЦЭПК и, после рассмотрения на заседании ЦЭПК, утверждает начальник Управления.
Состав ЦЭПК утверждается приказом Директора Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
Состав ЦЭПК Управления включает в себя:
– председателя – заместитель начальника Управления, либо начальник одного из отделов Управления;
– заместителя председателя – начальник отдела Управления или один из членов ЦЭПК.;
– секретаря – главный специалист отдела организации архивной работы и комплектования Архивного фонда Управления;
– заместителя секретаря – один из членов ЦЭПК, определенный согласно утвержденному составу;
– членов – могут быть сотрудники Управления, государственных архивов, научных учреждений, организаций (по согласованию с руководителем);
Для решения профильных вопросов на заседания ЦЭПК могут приглашаться сотрудники научных учреждений, организаций, чьи вопросы рассматриваются ЦЭПК.
ЦЭПК имеет право приглашать на заседания исполнителей – в случае рассмотрения вопросов, в ходе обсуждения которых может возникнуть необходимость уточнения сведений, указанных в документах.
Срок рассмотрения документов не должен превышать 30 календарных дней. Если для подготовки заключения необходимо осуществление запроса в федеральные органы государственной власти, их территориальные представительства, органы государственной власти города Севастополя, научные или иные организации, срок может быть продлен еще на 30 дней с обязательным письменным уведомлением организации, представившей документы на рассмотрение.
Заседания ЦЭПК созываются по мере необходимости, но не реже 2-х раз в квартал.
Решение о дате проведения ЦЭПК принимает председатель ЦЭПК. Секретарь за 5 дней до проведения заседания оповещает членов ЦЭПК и заинтересованных лиц о месте, дате и времени проведения заседания.
Заседание считается правомочным, если на нем присутствует более половины членов ЦЭПК. При разделении голосов поровну решающий голос принадлежит председателю ЦЭПК.
2. Организация работы с документами,
поступающими на рассмотрение ЦЭПК Управления
Документы, направляемые на рассмотрение ЦЭПК, предоставляются секретарю ЦЭПК с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации, с указанием всех представленных документов.
Ведение и хранение учетных и отчетных документов ЦЭПК осуществляет секретарь, а в случае его отсутствия – заместитель секретаря.
Регистрация документов секретарем ЦЭПК осуществляется при наличии необходимого количества экземпляров документов, оформленных в соответствии с нормативными требованиями, подписей в них, а также отметки о рассмотрении данных документов на заседании ЭК организации. Перечень документов и количество необходимых экземпляров указано в Приложении 1 настоящего регламента.
Секретарь проверяет правильность оформления представленных документов, их комплектность и регистрирует полученные документы в Журнале регистрации документов, представленных на рассмотрение ЦЭПК (Приложение 2).
Рассмотрению на ЦЭПК подлежат документы, поступившие не позднее, чем за 10 дней до проведения заседания.
Ответственность за качество предоставляемых на рассмотрение ЦЭПК документов возлагается на исполнителей и ЦЭК (ЭК) организации, представившей документы.
Документы, представленные на ЦЭПК без необходимого количества экземпляров, установленных настоящим Регламентом, или не имеющие необходимых реквизитов, к рассмотрению на ЦЭПК не принимаются и подлежат возврату в организацию в течение 3 рабочих дней с даты подачи документов, с сопроводительным письмом на имя руководителя организации.
Председатель ЦЭПК определяет эксперта из членов ЦЭПК, ответственного за подготовку данного вопроса на заседании комиссии в течение 2-х рабочих дней после регистрации документов.
После определения эксперта секретарь в течение 1-го рабочего дня передает все документы, поступившие на рассмотрение ЦЭПК, эксперту.
В ходе подготовки вопроса для рассмотрения на ЦЭПК, эксперт составляет заключение, в котором указывает соответствие представленных документов нормативным правовым документам, предлагает проект решения об утверждении/согласовании документов или о возврате их на доработку исполнителю (Приложение 3).
Заключение передается секретарю ЦЭПК за 2 дня рабочих до проведения заседания. В случае непредоставления секретарю ЦЭПК заключения эксперта в указанные сроки, вопрос не вносится в повестку дня, эксперт представляет председателю ЦЭПК служебную записку с указанием причин непредоставления документов. Вопрос может быть включен в порядке исключения только с разрешения председателя ЦЭПК. Председатель ЦЭПК может принять решение о внеплановом рассмотрении вопроса на ЦЭПК.
Перечень всех вопросов, поступивших на рассмотрение очередного заседания ЦЭПК, ответственным секретарем направляется председателю ЦЭПК.
Секретарь ЦЭПК обеспечивает возможность всем членам ЦЭПК ознакомиться с документами, включенными в повестку дня очередного заседания.
Эксперт ЦЭПК, ответственный за проверку качества подготовки документов к рассмотрению на заседание ЦЭПК и подготовку заключения:
– изучает документы, полученные на рассмотрение, в том числе с выездом в организацию;
– готовит заключение эксперта в письменном виде и проект решения, и представляет его на заседании ЦЭПК.
По результатам голосования членов ЦЭПК документы организации (учреждения, предприятия) могут быть:
– утверждены/ согласованы (без замечаний);
– возвращены организации, как такие, что не утверждены/не согласованы;
– возвращены для внесения изменений, если замечания экспертов ЦЭПК можно устранить в трехдневный срок.
Согласованным/ утвержденным документам присваивается номер, который состоит из № протокола и пункта по повестке дня, на гриф утверждения ЦЭПК проставляется печать, и необходимое количество экземпляров возвращается в организацию.
Документы, которые не прошли утверждение/согласование, возвращаются в организацию с сопроводительным письмом на имя руководителя с указанием причин, по которым документы не были утверждены/согласованы. Письмо регистрирует секретарь ЦЭПК в журнале регистрации исходящих документов ЦЭПК (приложение 4). Один экземпляр документов, представленных на рассмотрение ЦЭПК, остается в документах ЦЭПК, как основание для принятия решения об отказе в утверждении /согласовании.
Документы, принятые с учетом устранения замечаний в трехдневный срок, после заседания ЦЭПК передаются экспертом исполнителю для внесения соответствующих изменений. Документы, отредактированные исполнителем с учетом всех замечаний и предложений, внесенных на заседании ЦЭПК, возвращаются эксперту, ответственному за данный вопрос. Эксперт согласовывает исправленный вариант с председателем ЦЭПК путем предоставления служебной записки со сведениями о внесенных исправлениях, после согласования отдает секретарю ЦЭПК для оформления документов в обычном порядке.
Исполнитель предоставляет исправленные документы в установленные сроки (3 дня с даты проведения заседания). В том случае, если документы не предоставлены в течение 3-х дней после заседания (или замечания в представленных документах устранены не полностью), эксперт представляет на имя председателя ЦЭПК служебную записку, информируя о непредоставлении документов в установленный срок или неполном устранении замечаний. Такие документы признаются не согласованными/не утвержденными, о чем секретарем в протокол вносится соответствующая запись.
В случае рассмотрения вопросов, в ходе обсуждения которых может возникнуть необходимость уточнения сведений, указанных в документах, на заседание ЦЭПК приглашается исполнитель и представитель организаций, документы которой рассматриваются.
3. Проведение заседаний ЦЭПК
Заседание ЦЭПК проводится в соответствии с повесткой дня.
Повестка дня составляется на основании заключений, представленных экспертами секретарю ЦЭПК за 2 рабочих дня до проведения заседания.
Заседание ЦЭПК проводится на базе Управления или на базе организации, в том случае, если членам ЦЭПК необходим комплексный осмотр документов организации. Выездные заседания ЦЭПК проводятся по решению председателя ЦЭПК.
Заседание ведет председатель ЦЭПК, в случае его отсутствия, обязанности выполняет заместитель.
Эксперт, готовивший вопрос, озвучивает его остальным членам комиссии, выносит проект решения.
В ходе рассмотрения документов члены комиссии вносят свои предложения и замечания, которые фиксирует эксперт. После обсуждения вопроса проходит голосование по принимаемому решению.
В случае невозможности присутствовать на заседании ЦЭПК, эксперт передает свое заключение и документы секретарю ЦЭПК не позднее, чем за два дня до заседания. Секретарь озвучивает данный вопрос на комиссии. Решение по данному вопросу принимается членами ЦЭПК с учетом заключения эксперта.
Решения ЦЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЦЭПК.
Документы, требующие незначительной доработки (устранение замечаний возможно осуществить в трехдневный срок), возвращаются эксперту, который возвращает их исполнителю для устранения замечаний. После внесения соответствующих изменений эксперт проверяет отредактированные документы и согласовывает внесенные изменения с председателем ЦЭПК. После этого документы признаются утвержденными /согласованными. Эксперт предоставляет документы и дополнение к заключению эксперта секретарю ЦЭПК для внесения дополнения в протокол и присвоения номера документам.
Заседание ЦЭПК протоколируется секретарем ЦЭПК.
4. Порядок составления протокола ЦЭПК и выписки из него
Протокол заседания, заключения экспертов и дополнение к заключению с учетом замечаний членов ЦЭПК с приложением необходимых документов предоставляется председателю ЦЭПК секретарем комиссии не позднее 5 рабочих дней после проведения заседания.
Протокол заседания подписывает председатель ЦЭПК и секретарь ЦЭПК, а также все члены ЦЭПК, присутствующие на заседании, после чего представляется на утверждение начальнику Управления.
Каждый приглашенный на заседание, имеет право ознакомиться с протоколом заседания ЦЭПК и иными документами по каждому вопросу, в решении которого он принимал участие.
Протокол оформляется на чистых листах бумаги формата А4 (Приложение 5).
Протокол оформляют на основании заключений экспертов и записей, сделанных непосредственно во время заседания. Протокол должен содержать записи всех докладчиков и участников. Протокол составляется в краткой форме, детальное описание документов вносится в заключение эксперта.
В главную часть документа выносятся такие реквизиты: название Управления, гриф утверждения, название документа и его номер, дата и место составления, текст, подписи.
Датой протокол является дата заседания.
Регистрационный номер протокола – номер по порядку заседания на протяжении календарного года. Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола.
Текст протокола составляется из двух частей – вступительной и основной. Во вступительной части обозначаются: фамилии и инициалы председателя, секретаря, членов комиссии, отсутствующих и приглашенных.
В повестке дня перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания, и закрепляется последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков. Каждый пункт повестки дня должен четко отражать суть рассматриваемого вопроса. Не допускается включать в повестку дня пункты «Разное», «и другое».
Текст основной части протокола составляется из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по следующей схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ГОЛОСОВАЛИ:
РЕШИЛИ:
В разделе «СЛУШАЛИ» указывается фамилия и инициалы докладчика, тема доклада и перечень представленных к рассмотрению документов.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» фиксируют выступления тех, кто принимал участие в обсуждении вопроса. Их оформляют в протоколе с обозначением фамилий и инициалов выступающих с кратким изложением речи. Все замечания, сделанные в ходе обсуждения, фиксирует секретарь ЦЭПК для последующего внесения в протокол.
В разделе «РЕШИЛИ» отражается принятое решение. Решение принимается по каждому документу. Допускаются три варианта решения комиссии при голосовании и большинством голосов: утверждено/согласовано, не утверждено/ не согласовано, утвердить/ согласовать при условии устранения замечаний в трехдневный срок после заседания ЦЭПК.
Каждому вопросу присваивается номер, который состоит из № протокола и пункта по повестке дня.
Контроль за исполнением решений ЦЭПК возлагается на секретаря. Снятие с контроля решений ЦЭПК осуществляется председателем ЦЭПК на основании служебной записки эксперта.
Для осуществления контроля секретарь одновременно с протоколом подает председателю ЦЭПК служебную записку с анализом информации об устранении замечаний в документах, утверждение/согласование которых было предусмотрено с учетом исправления замечаний в трехдневный срок.
Не допускается оформление протокола и дополнений к нему в табличной форме.
Решения ЦЭПК заносятся секретарем в журнал регистрации решений ЦЭПК.
По результатам рассмотрения на заседании ЦЭПК вопросов (документов) заинтересованным юридическим лицам при необходимости направляется выписка из протокола (Приложении 6).
Выписка из протокола оформляется на чистых листах формата А4. Выписка из протокола является точной копией части текста оригинального протокола, которая касается вопроса повестки дня, по которому готовят выписку.
Из протокола в выписку без изменений переносят реквизиты Управления, дату заседания, номер и место составления документа, гриф согласования. Всю вступительную часть протокола переносят в выписку целиком, в повестке дня указывают необходимый вопрос с указанием порядкового номера по протоколу.
Из основной части текста протокола в выписку переносят только тот раздел или несколько разделов, которые касаются соответствующих вопросов повестки дня.
Из оригинала протокола переносят реквизит «подпись»: инициалы и фамилии председателя и секретаря.
Секретарь заверяет выписку личной подписью, печатью ЦЭПК и проставляет дату составления выписки.
5. Учетные документы ЦЭПК
Учетными документами ЦЭПК являются: журнал регистрации документов, представленных на рассмотрение ЦЭПК; журнал регистрации решений ЦЭПК; картотека учета документов, утвержденных/согласованных ЦЭПК.
Журнал регистрации документов, поданных на ЦЭПК – необходим для фиксации поступления документов, поданных на рассмотрение ЦЭПК, а также для суммарного учета количества и видов документов, представленных на ЦЭПК.
В конце каждого года в журнал вносится итоговая запись о количестве документов, представленных на ЦЭПК, с разделением по видам документов.
Заключение эксперта составляется на каждый вопрос отдельно. При этом, если на рассмотрение представлено несколько видов документов (номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, опись дел, акт, положение про архив и т.д.), в заключении должны быть отражены все представленные документы.
Заключение должно отображать (в случае рассмотрения научно-технической обработки дел) наличие необходимых документов (историческую справку, предисловие, описи дел, акт на уничтожение, протокол ЭК), соответствие представленных документов требованиям нормативных правовых документов наличие полноты фондового состава документов, которые внесены в описи дел. В случае отсутствия полноты фондового состава документов вместе с описями дел представляется справка за подписью руководителя организации о причинах отсутствия документов постоянного хранения и по личному составу. Для уточнения сведений, указанных в представленных документах и более детального изучения итогов экспертизы ценности эксперт до составления заключения может осуществить выезд в организацию.
Для регистрации утвержденных/согласованных документов ЦЭПК, секретарем комиссии ведется журнал регистрации решений ЦЭПК (Приложение 7). В конце каждого года в журнал вносится итоговая запись о количестве утвержденных/ согласованных документов по видам, количеству организаций, количеству единиц учета/хранения, статей, позиций.
Картотека учета документов, утвержденных / согласованных ЦЭПК ведется секретарем. Карточки учета (Приложение 8) заводятся на каждое юридическое и физическое лицо, документы которого были утверждены/согласованы ЦЭПК.
Картотека используется для недопущения случаев повторной подачи документов на рассмотрение ЦЭПК, пропуска годовых разделов описей дел, допущения иных неточностей.
Картотека заполняется после утверждения протокола ЦЭПК.
6. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений ЦЭПК
Органы государственной власти, местного самоуправления, организации, подавшие документы на рассмотрение ЦЭПК Управления, в случае не согласия с решением ЦЭПК, могут обжаловать решение в ЦЭПК Федерального архивного агентства Российской Федерации.