Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии Управления архивным делом в городе Севастополе

Приложение 1
к приказу директора Департамента
аппарата Губернатора и Правительства Севастополя
от 30.04.2015 № 16

Положение
о Центральной экспертно-проверочной комиссии
Управления архивным делом в городе Севастополе

1. Общие положения

1.1. Центральная экспертно-проверочная комиссия (далее – ЦЭПК) Управления архивным делом в городе Севастополе (далее – Управление) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение и решение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда города Севастополя, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации (далее – Архивный фонд города Севастополя), а также исключением из его состава, комплектованием государственных архивов города Севастополя, определением в составе Архивного фонда города Севастополя уникальных и особо ценных документов, проведением экспертизы ценности документов временного хранения, в том числе по личному составу, и комплектованием ими государственных архивов.
ЦЭПК Управления осуществляет научно-методическое руководство и координацию деятельности центральных экспертных и экспертных комиссий органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, находящихся на территории города Севастополя независимо от формы собственности (далее – Организаций).
1.2. ЦЭПК в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством и законодательством города Севастополя, указами и распоряжениями Губернатора города Севастополя, постановлениями и распоряжениями Правительства Севастополя, Уставом города Севастополя, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, приказами и указаниями Федерального архивного агентства (далее – Росархив), приказами Управления архивным делом в городе Севастополе, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве, Положением об Управлении, а также настоящим положением о ЦЭПК.
1.3. Решения ЦЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЦЭПК начальником Управления и являются обязательными для исполнения Управлением, государственными архивами города Севастополя, органами государственной власти, местного самоуправления, организациями, учреждениями и предприятиями города Севастополя.
1.4. В составе ЦЭПК действует суженный состав для рассмотрения вопросов, связанных с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Состав ЦЭПК утверждается приказом директора Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
В состав ЦЭПК входят: председатель ЦЭПК, заместитель председателя, секретарь, заместитель секретаря, члены ЦЭПК из числа специалистов Управления, ГКУ Архив города Севастополя, представители организаций (по согласованию с руководителем).
Председателем ЦЭПК является заместитель начальника Управления или начальник одного из отделов. Председатель ЦЭПК осуществляет общее руководство деятельностью ЦЭПК, председательствует на заседаниях ЦЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭПК задач.
Председатель ЦЭПК имеет право привлекать к подготовке для рассмотрения на ЦЭПК отдельных вопросов специалистов сторонних организаций (по согласованию с руководством организации).
Заместителем председателя является начальник отдела Управления или один из членов ЦЭПК. Заместитель исполняет обязанности председателя ЦЭПК в его отсутствие.
Секретарем ЦЭПК назначается главный специалист отдела организации архивной работы и комплектования Архивного фонда Управления. На время отсутствия секретаря ЦЭПК, его обязанности исполняет заместитель секретаря ЦЭПК – один из членов ЦЭПК, определенный согласно утвержденному составу.
Секретарь ЦЭПК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний ЦЭПК; контролирует своевременность представления и полноту документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЦЭПК, осуществляет их регистрацию и учет; информирует членов ЦЭПК о документах, представленных к рассмотрению ЦЭПК; организует проведение заседаний ЦЭПК; по указанию председателя ЦЭПК приглашает на заседания лиц, не входящих в состав ЦЭПК; оформляет протоколы ЦЭПК, готовит и направляет выписки из протоколов заседаний ЦЭПК членам комиссии и заинтересованным лицам; осуществляет контроль за исполнением решений ЦЭПК; выполняет иные обязанности по поручению председателя ЦЭПК.

1.6. В состав суженного заседания ЦЭПК входят члены ЦЭПК, имеющие допуск к работе с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Работу суженного состава ЦЭПК организуют председатель ЦЭПК и секретарь суженного состава. Решения суженного состава ЦЭПК протоколируются и утверждаются начальником Управления.

1.7. ЦЭПК осуществляет свою деятельность в соответствии с Регламентом работы Центральной экспертно-проверочной комиссии и настоящим Положением.

2. Основные задачи

2.1. Основными задачами ЦЭПК являются:
2.1.1. определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда города Севастополя, состав документов, относящихся к Архивному фонду города Севастополя и подлежащих хранению в государственных архивах города Севастополя;
2.1.2. рассмотрение вопросов оптимизации состава Архивного фонда города Севастополя;
2.1.3. рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных архивов города Севастополя и архивов организаций – источников комплектования Архивного фонда города Севастополя;
2.1.4. рассмотрение и вынесение решений о включении документов Архивного фонда города Севастополя в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и Реестр уникальных документов Архивного фонда города Севастополя;
2.1.5. рассмотрение и принятие решений по вопросам отнесения документов Архивного фонда города Севастополя к категории особо ценных (исключения из данной категории);
2.1.6. осуществление научно-методического руководства деятельностью центральных экспертных и экспертных комиссий организаций – источников комплектования государственных архивов города Севастополя.

3. Функции

3.1. Рассмотрение и вынесение решений об утверждении:
3.1.1. типовых и примерных номенклатур дел организаций – источников комплектования государственных архивов города Севастополя;
3.1.2. описей и годовых разделов описей дел постоянного хранения организаций – источников комплектования государственных архивов города Севастополя;
3.1.3. актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, из фондов, находящихся на хранении в государственных архивах города Севастополя;
3.2. Рассмотрение и вынесение решений о согласовании:
3.2.1. нормативных правовых актов (положений, правил, инструкций), подготовленных органами государственной власти города Севастополя, местного самоуправления, организациями, учреждениями и предприятиями города Севастополя;
3.2.2. предложений по изменению установленных действующими перечнями сроков хранения документов (в части увеличения сроков хранения);
3.2.3. предложений по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями;
3.2.4. списков юридических и физических лиц – источников комплектования государственных архивов города Севастополя, изменений и дополнений к ним;
3.2.5. индивидуальных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, учреждений и предприятий города Севастополя;
3.2.6. положений об экспертных комиссиях, архивах органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, учреждений и предприятий города Севастополя;
3.2.7. описей дел долговременного хранения и по личному составу органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, учреждений и предприятий города Севастополя, независимо от формы собственности;
3.2.8. актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, с истекшими сроками хранения согласно перечням;
3.2.9. актов о неисправимых повреждениях архивных документов, находящихся на хранении государственных архивах города Севастополя и организациях – источниках комплектования государственных архивов города Севастополя;

3.3. Рассмотрение и вынесение решения о включении в списки организаций – источников комплектования государственных архивов города Севастополя

3.4. Вынесение рекомендаций по результатам обсуждения:
3.4.1. предложений о целесообразности разработки (переработки) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности и комплектования ими Архивного фонда города Севастополя, организации документов в делопроизводстве, определения состава документов государственных и муниципальных архивов города Севастополя, изменения сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями;
3.4.2. спорных вопросов, возникающих в процессе работы, в части касающейся экспертизы ценности документов и комплектования архивными документами архивов организаций и государственных архивов города Севастополя, организации документов в делопроизводстве;
3.4.3. докладов и отчетов о работе центральных экспертных и экспертных комиссий органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций – источников комплектования государственных архивов города Севастополя;

3.5. рассмотрение предложений государственных архивов города Севастополя и вынесение решения:
3.5.1. о включении документов в состав Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и Реестра уникальных документов Архивного фонда города Севастополя.
3.5.2. об отнесении документов Архивного фонда города Севастополя к категории особо ценных.
3.6. Рассмотрение предложений государственных архивов города Севастополя и вынесение решения о включении
3.6. Рассмотрение и принятие к сведению:
3.6.1. исторических справок, представленных одновременно с описями дел;
3.6.2. предисловий к описям дел;
3.6.3. иных документов (справок, актов, представлений и др.), составленных по итогам проведенной экспертизы ценности документов.

4. Права

ЦЭПК предоставляется право:
4.1. определять состав документов, относящихся к Архивному фонду города Севастополя, по итогам экспертизы ценности документов;
4.2. продлевать сроки временного хранения документов Архивного фонда города Севастополя в архивах организаций – источников комплектования государственных архивов города Севастополя;
4.3. требовать от государственных архивов города Севастополя, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, учреждений и предприятий города Севастополя, соблюдения действующих норм и правил по вопросам экспертизы ценности, научного описания документов, сроков и порядка передачи документов Архивного фонда города Севастополя на постоянное хранение, организации документов в делопроизводстве;
4.4. рекомендовать органам государственной власти, органам местного самоуправления и организациям – источникам комплектования государственных архивов города Севастополя, ликвидирующимся организациям принимать соответствующие меры по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения и по личному составу; запрашивать письменные объяснения руководителей организаций о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов;
4.5. запрашивать предложения и заключения государственных архивов города Севастополя и организаций по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов; протоколы заседаний и документы к ним центральных экспертных и экспертных комиссий органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций по обсуждаемым вопросам;
4.6. информировать руководителей государственных архивов, органов государственной власти и местного самоуправления города Севастополя, других организаций по вопросам, относящимся к деятельности ЦЭПК Управления.

5. Организация работы ЦЭПК

5.1. Работа ЦЭПК организуется в соответствии с Регламентом работы ЦЭПК Управления;
5.2. заседание ЦЭПК созываются по мере необходимости, но не реже 2-х раз в квартал. Заседание ЦЭПК считается правомочным, если в нем принимают участие более половины ее состава. Решение ЦЭПК принимается по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих членов ЦЭПК. При разделении голосов поровну решающий голос принадлежит председателю ЦЭПК;
5.3. заседание ЦЭПК протоколируется. Протоколы ЦЭПК подписываются председателем и секретарем, с содержанием протоколов под роспись ознакамливаются все члены ЦЭПК, присутствующие на заседании;
5.4. по результатам рассмотрения на заседаниях ЦЭПК вопросов (документов) заинтересованным организациям и лицам направляется решение комиссии в виде выписки из протокола;
5.5. ЦЭПК имеет свою печать (не гербовую), со своим наименованием, наименованием Управления.

СКАЧАТЬ Положение